Mis à jour le 21/12/2023 par Quentin
Vous envoyez et recevez des e-mails chaque jour dans votre travail. Nous sommes tous dans ce cas.
Pourtant, vous êtes parfois le destinataire d’e-mails qui ne vous concernent pas (vive les listes de destinataires), vous ne savez parfois pas comment (ou si) vous devez répondre à tel ou tel mail, vous ne savez pas comment capter l’attention de votre destinataire, vous avez oublié l’orthographe de certains mots, voire, vous ne savez pas comment gérer le temps et vos e-mails.
Voici quelques conseils
1- Ne pas envoyer trop d’e-mails
Pour que les e-mails soient efficaces, vous ne devez pas en envoyer trop.
Choisissez bien votre mode de communication (téléphone, e-mail, conversation de vive voix, etc.) en fonction du contexte (besoin d’une réponse immédiate, demande ponctuelle ou problème, sujet sensible nécessitant plusieurs échanges, etc.).
L’e-mail ne répondra pas à vos besoins dans toutes les situations. Il est certes le moyen de communication le plus simple que nous avons tendance à privilégier, mais une utilisation non optimale de ce mode de communication vous fera perdre votre temps.
Objectif : communiquer efficacement en s’assurant que votre contenu de communication est adapté au moyen de communication.
2- Mettre en forme vos e-mails
- Destinataire : c’est la personne « action » que vous désignez.
- Copie Carbone : les personnes à mettre en copie, qui ne sont pas des personnes « action ». Indiquez au destinataire pourquoi vous les mettez en CC. Attention, les personnes que vous mettez en copie doivent l’être pour une bonne raison. La mise en copie systématique peut vite devenir insupportable.
- Copie Carbone Invisible : elle permet de mettre quelqu’un en copie sans que le destinataire soit informé. N’oubliez cependant pas, que le destinataire peut transférer votre mail ou faire « répondre à tous ».
- Listes de diffusion : elles sont parfois utiles, mais vous devez les utiliser uniquement si l’ensemble des personnes indiquées dans votre liste, sont concernées par votre e-mail. Utilisez-les avec précaution pour là encore, ne pas surcharger vos destinataires.
- Transférer : précisez au destinataire lorsqu’il s’agit d’un transfert pour information ou pour action. Attention à la confidentialité des e-mails transférés.
- Répondre : n’envoyez pas de mail « urgent ». Le caractère urgent vous concerne vous, pas votre destinataire. De plus, ne répondez aux e-mails où vous êtes en copie, uniquement si vous apportez une véritable valeur ajoutée à l’échange. Sinon, abstenez-vous.
- Répondre à tous : n’abusez pas du « répondre à tous ». Là encore, utilisez cette fonctionnalité uniquement si vous apportez quelque chose à la discussion. Pensez également à modifier l’objet des e-mails lorsque le sujet de la conversation change.
- Objet : soyez concis, clair et compréhensible. En 5 ou 6 mots vous devez résumer le contenu de votre e-mail et donner envie au destinataire de vous lire. Là encore, un sujet par e-mail. Sinon préférez l’envoi de deux mails séparés.
Objectif : ne pas surcharger les boîtes mails et rédiger efficacement.
3- Corps du mail et rédaction
Soyez clair, concis et compréhensible.
Organisez votre mail en paragraphes : 3 paragraphes maximum, avec des phrases d’une douzaine de mots maximum.
Pensez au fait que votre destinataire va se lasser au bout de quelques lignes, qu’il peut être aussi amené à vous lire depuis un mobile, donc soyez efficace. Il ne doit pas faire d’effort pour vous lire ou vous comprendre.
Mettez les mots essentiels en gras si besoin, pour favoriser une bonne lecture.
Objectif : guider l’oeil du lecteur sans lui faire perdre du temps.
4- Les formules de sortie
Ne collez pas le fameux « cordialement » dans votre signature.
Faites preuve d’originalité et adaptez-vous à votre interlocuteur, en restant bien sûr poli et en utilisant les marques de considération si besoin.
Objectif : surprendre le lecteur et le sortir du routinier « cordialement ».
5- Signature
La signature automatique est très pratique, mais elle doit être très courte.
N’y mettez que les informations les plus importantes, 4 ou 5 lignes, sans fioritures excessives. L’adresse de votre site Internet peut compléter votre signature.
6- Respectez les règles d’orthographe
En un clic, vous pouvez transmettre des écrits avec des erreurs d’orthographe. Conséquence : vous perdez votre crédibilité.
Le secret c’est de bien se relire. Après avoir rédigé votre mail, laissez-le reposer 2 min. Faites autre chose, et pratiquez votre relecture après ce temps de pause. Vous n’utilisez pas le même cerveau pour rédiger et pour lire. Ce temps où vous levez les yeux de votre e-mail vous permettra de passer plus facilement de l’un à l’autre.
Pas d’abréviation sans en donner la signification, c’est également une règle d’or à respecter.
Objectif : écrire sans erreurs.
7- La relecture
Fondamentale, comme nous le disions dans le paragraphe précédent.
Elle vous servira également pour vérifier que votre mail est compréhensible, pas trop long et qu’il donne envie d’être lu.
N’oubliez pas la pièce jointe si vous l’annoncez.
Objectif : éviter les erreurs, soigner son style.
8- La gestion du temps
Souvent, la tentation de répondre instantanément à chaque message peut être accablante.
Considérez le temps comme précieux dans la gestion des e-mails.
Dédiez des plages horaires dédiées pour éviter les interruptions constantes.
Priorisez les e-mails en fonction de leur urgence et importance pour des réponses réfléchies.
Objectif : gagner du temps et travailler efficacement
En résumé, nos formations vous aideront en une journée, à maîtriser et exploiter toutes ces techniques pour faire de vos mails des outils de communication puissants. Elles vous apporteront également une méthode pour gérer efficacement vos e-mails et ne plus être débordé dans vos journées de travail.
